[貸し会議室]

2023年07月24日

レンタルスペースや貸し会議室というと、法人が会議やセミナーのために使うものという
イメージを持っている方もいるのではないでしょうか。

実際にはその利用目的は多岐にわたり、会議以外にもさまざまな理由でレンタルされています。また、1時間からでも利用可能です。

この記事では、レンタルスペースがどのような用途で利用できるのか知りたい方に向けて、
利用目的の例を紹介します。
利用目的別のレンタルスペースの選び方も解説しますので、参考にしてみてください。

目次
１．法人利用目的別の選び方
2．個人利用目的別選び方
3．まとめ

１.｜法人利用目的別の選び方

■会議のために借りる場合のポイント
会議をする際、自社の会議室ではなくあえてレンタルスペースが利用されることもあります。
自社会議室の席数が足りない場合や、環境を変えたいなどが理由です。

会議室として利用する場合は、収容人数や設備の充実度、レンタル可能な備品などを
確認しておきましょう。
例えば、机や椅子に加えて、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーンなどがあると
情報共有やディスカッションに便利です。
パソコンを使う場合には、インターネット回線の速度や延長コード、電源タップなどの有無もチェックポイントになります。

また、アクセスのしやすさも重要です。自社から行きやすいところ、直帰しやすいところなどを選んで、効率的な運営を心がけましょう。


■セミナー・講習会のために借りる場合のポイント
社内外から多数の人が集まるセミナーや講習会では、何よりもまず会場までのアクセスの良さが重要です。初めての人でも迷いにくいところを選ぶことをおすすめします。

マイクや音響機器、演台など、必要となる備品とその準備、撤収作業を誰が行なうのかも明確にしておきましょう。

また、外部の音が気になると内容に集中できません。電車の走行音や工事の騒音が気にならないかなど、下見の際には外部環境にも注目しましょう。

長時間にわたるセミナーや講習会では、参加者が休憩できるスペースの確保も必要です。
飲食が可能かも併せて確認しておきましょう。

■面接・オーディション会場のために借りる場合のポイント
面接では個人情報を含む重要な情報のやり取りをするため、部屋の防音性への配慮が
欠かせません。そのため、不特定多数が出入りするホールや入口からは離れた場所のほうが
よいでしょう。

面接形式や参加人数の規模に適した部屋であることも大切です。

オーディション会場として利用するのであれば、控室と会場というように規模の異なる
複数の部屋を借りられる施設がおすすめです。
着替えが想定される場合には、パーテーションや更衣室で使える部屋などの設備があるかも
チェックしておきましょう。

■物販会場・展示会のために借りる場合のポイント
取引先や来場者に商品をPRして物販するような形の商品発表会では、マイクや
プロジェクターなど、プレゼンのための設備が必要になります。

想定される来場人数に見合った広さの会場を借りなくてはなりません。
入口付近に受付ができるスペースがあれば、来場者の管理やアンケートへの協力依頼も
スムーズに行なえるでしょう。また、大きさの異なるスペースを複数持つ施設のフロアを
一括借りできれば、使い方の自由度が上がります。

商品やサービスを魅力的に見せるうえでは、会場の明るさや清潔感も大事です。
例えば、薄暗い地下の会場よりも、大きな窓があり日差しがしっかりと入る部屋のほうが
印象はよくなるでしょう。


２.｜個人利用目的別選び方

■誕生日会・オフ会のために借りる場合のポイント
レンタルスペースによっては、キッチンが利用できる場所もあります。調理ができたり、食器を借りられたりするところは、誕生会などの飲食をともなうパーティーに便利です。

キッチンの設備がなくても、ケータリングの利用や飲食の持込みができる場合もあるので、設備や付帯サービスを確認するとよいでしょう。余った飲食物やゴミの処分方法についても併せて確認しておきましょう。

ただし、場所によっては飲食自体ができないところもあるため注意が必要です。
また、盛り上がり過ぎるとほかの利用者の迷惑になります。その後に別の予約が入っているケースもあるでしょう。騒ぎすぎない、室内に臭いが残る食べ物を持ち込まないなど、常識内での配慮は求められます。

■交流会・勉強会のために借りる場合のポイント
個人や小規模の団体が交流会や勉強会で利用するケースも珍しくありません。参加者それぞれで意見交換する場合は、机と椅子をロの字やコの字にレイアウトできる部屋が適しています。

セミナー形式で行なうのであれば、マイクやプロジェクターなどの設備が必要です。
コロナ禍では、オンラインセミナーを実施するケースも増えていることでしょう。配信する場合には、インターネット環境の安定性や必要機材の搬入経路なども確認しておきたいところです。

■着付け教室やヨガレッスンのために借りる場合のポイント
付けやヨガなどのレッスンにレンタルスペースを利用することも可能です。
レッスン内容の特徴や教室のコンセプトに合う部屋を選びましょう。鏡やレッスン中の荷物置きに使える机など、必要な備品がそろっていることもポイントです。

レッスンの頻度にもよりますが、初心者が着付けをマスターできるようになるには3ヵ月月程度かかるとされています。同じ部屋を長期間借りられる場所のほうが都合がよいでしょう。

ヨガの場合は全身を使ったエクササイズになるため、ある程度の広さや換気用の窓がある部屋が適しています。


３.｜まとめ
レンタルスペースは法人だけでなく、個人での利用も含めてさまざまな用途でレンタル可能です。まずは、自分が利用したい目的で希望する施設をレンタルできるかを確認しましょう。候補が複数ある場合にはアクセスの良さや設備の充実度などを基準にして選ぶとよいでしょう。

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