[レンタルオフィス]

2024年09月19日

先日投稿した「バーチャルオフィス11選を徹底比較」の記事はご覧いただけましたか？
まだ読んでいない方は、ぜひこちらの記事からご覧ください♪

 

さて、先日の記事の中で、「バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点」をポイントでご紹介致しました。
具体的にどのようなチェックを行うと良いか、こちらの記事で詳しくご説明致します。
沖縄でバーチャルオフィスをお探しの方、那覇のバーチャルオフィス選びで失敗したくない方、
今回のブログも最後までご覧ください。

基本料金に含まれるサービス内容をしっかり確認する

同じようなサービス名でも、レンタルオフィスの運営会社によって提供するサービス内容が異なります。
まずは基本料金に含まれるサービスの内容が、ご自身のビジネスにとって必要か不要か確認しましょう。
例えば、ビジネス用の電話番号が不要な方は、基本料金に電話サービスが含まれていた場合、
ご自身のビジネスに不要な料金も上乗せされてしまいます。
反対に、ビジネス用の電話番号が必須でしたら、電話サービスが基本料金に含まれている料金と
オプションで電話サービスを追加した場合の料金を比較してみると良いでしょう。
一見すると、基本料金に含まれている方がお得に感じられるかもしれませんが、
運営会社によっては、基本料金＋オプション追加の方が総合的な費用を抑えられる場合もあります。

また、電話サービスだけでなく、バーチャルオフィスでは郵便物の対応について詳しく知りたいという方が多い傾向です。
郵便物の転送対応や転送にかかる費用、お荷物や書留郵便などサインが必要な郵便物の受取可否もしっかりと確認しましょう。
郵便物をすぐに転送してほしい場合やサインが必要な郵便物を受け取る場合に、料金が発生するバーチャルオフィスもあります。
転送対応だけでなく、運営会社によっては窓口（店舗）受け取りが出来ないところもあるので、郵便物を窓口（店舗）で受け取りたい方は、その点もお忘れなくチェックしましょう。

ご自身のビジネスに適切なサービスか具体的にイメージする

前述の内容と少し重なる部分もございますが、ご自身のビジネスに必要なサービスが揃っているか確認しましょう。
窓口対応が必要な業種や電話サービスや各種代行サービスなど、立ち上げ当初は必要ないけれど、軌道に乗ったら必要になるかもしれないサービスも視野に入れておくと、
住所を変更せずビジネスを拡大したいときや更なるステップに進みたいときに、スムーズに対応できます。

具体例をあげると、

・希望のサービスが提供されているか
▶各種代行サービスや、クライアント・取引先との打ち合わせの際に使える会議室、
少し作業したい場合に使えるスペース等が提供されているか等、
ご自身の利用イメージを具体的に想像してみて必要なサービスが揃っているか確認しましょう。

・社名や屋号を掲示してくれるか
▶この建物に（ご自身の）会社が所在しているという証明が無い場合、
お客様や銀行、税務署の方が来訪された際に不信感を抱かせてしまう可能性もあります。

・有人運営なのか、受付対応が可能か
▶お客様の来訪時の対応や銀行・税務署の方が実態確認として来社された際に、
どのような対応をしてもらえるのか確認しましょう。

・転送方法や転送頻度
▶プリペイド式や事前に切手やレターパックを預けないと対応できないレンタルオフィスもあります。また、転送頻度が決まっていたり、急ぎで転送をお願いすると有料となる場合もあるようです。

上記の内容が対応可能であっても、無料範囲内なのか、有料の場合は予算内であるかも忘れずにチェックしましょう。

料金の安さだけでなく信頼できる運営会社か見極める

住所のみを借りるバーチャルオフィスだからこそ、「料金が安いから」だけで決めてしまわずに、運営会社が信頼できるのか？という点をしっかり見極める必要があります。
一例として、「契約後数カ月で運営会社が倒産（閉鎖）してしまい、早急に住所変更が必要になった。」
「契約解除を希望しているのに、中々手続きが進まず無駄に料金を支払うことになった。」
「取引先が近くを通ったついでに挨拶しようと尋ねられたところ、所在地が一般住宅かつ社名の掲示も受付も無かった為、不審に思われた。」

など、万が一のことがあった場合、ご自身のビジネスに影響を与える可能性もあります。
一概にこれなら大丈夫とは言い切れませんが、比較的安心できるレンタルオフィスのチェックポイントを一緒に確認してみましょう。

・運営期間が長いか
▶県外や海外で一定期間運営されているレンタルオフィスでも、実際に使用するレンタルオフィス（店舗）が、どのくらい運営期間を継続しているのか？という点は、大きな判断基準になるかと思います。

・審査がしっかり行われているか
▶提出書類が少なかったり、審査期間が短い（即日）など、急ぎで住所が必要な方にとっては
魅力的なポイントになるかもしれませんが、
その分他の利用者の審査も同じく、少ない書類で短い審査機関の中、契約が結ばれてい可能性があります。
バーチャルオフィスの特性上、同じ住所を複数の個人・法人が使用するので、
万が一、1社でも悪徳業者がいた場合、同じ住所で登記している他の利用者にまで影響が出る可能性も避けられないです。
同じ住所を利用するバーチャルオフィスだからこそ、しっかりと審査を通過した個人や法人のみが利用できるサービスの方が安心できると言えるでしょう。

・ビジネスに適した住所か
▶「提供住所が都心部だから問題なさそう！」と安易に決めるのではなく、
実際に訪れて建物の外観を確認したり、付近の雰囲気もビジネスに適しているか確認してみましょう。
遠方の方やお仕事の都合で直接見に行けない場合は、Googleストリートビューでチェックしてみるのも良いでしょう。

・契約書を締結する前に、契約内容をくまなく読み理解する
▶契約書や利用規約内の「契約解除」や「解約手続き」、「郵便物対応」などの内容については、特に事細かに確認し、しっかりと理解しておく必要があります。
不明な点や気になる点があれば、契約書を締結する前に必ず確認してください。

まとめ

那覇市のバーチャルオフィスは年々増えており、比較するのも大変な作業になりますが、ご自身のビジネスイメージをしっかりお持ちであれば、最適なバーチャルオフィスが見つかるはずです。
私共が提供するバーチャルオフィス（クラウドオフィス）が、どこよりも一番優れているというわけではなく、お客様のビジネス内容や利用イメージによって安心して使いやすいオフィスサービスは異なるので、
ご自身の求めるサービスを明確にして、必要なことは事前に確認し納得した上で選んでいただければと思います。

BrilliantPort（ブリリアントポート）のクラウドオフィスと他社のバーチャルオフィスでお悩みの方は、是非お気軽にご相談くださいませ。
お客様のご利用イメージやビジネス内容をヒアリングさせていただき、ご一緒に最適なオフィスをお探し致します！
BrilliantPortは、沖縄でビジネスを成功させたい皆様を心からサポートさせていただきます。